ÇALIŞMA VE YÖNETİM SİSTEMİ

Çalışma ve Yönetim Sisteminin Temel Hedefleri

Kuruluşunu gerçekleştirdiğimiz çalışma ve yönetim sistemlerinin 16 ana hedefi bulunmaktadır. En temel amaç daha az kişi ile daha çok iş yapabilmektir. Yönetim ve karar alma mekanizmalarının verimli ve hızlı çalışmasını sağlamaktır. Doğru kararların alınmasına yardımcı olmak amacıyla bilgilere anlık ve kolay ulaşılabilmektedir. Bu hedeflerin gerçekleşmesi, firmanın çalışma ve yönetme sistemi geliştirilmekte ve değiştirilmektedir.

1 . Yönetici Verimliliğinin Artırılması


Yönetim kademesinde bulunan Genel Müdür, İşletme Müdürü, Pazarlama Müdürü, Planlama Müdürü, Satınalma Sorumlusu, Kesim Şefi, Depo Sorumluları, Fason sorumluları gibi karar verme yetkisi bulunan kişilerin daha verimli çalışmalarını sağlayacak iş akış düzeni kurulmaktadır.

2 . İŞ YOĞUNLUĞUNUN AZALTILMASI

Yönetim kademesinde bulunan kişilerin, yoğun bir iş ortamında çalışmasına neden olan iş akışlarının incelenerek aynı iş sonuçlarının daha az çalışarak ulaşılmasını sağlayan bir yönetim sistemi oluşturulmaktadır. Az çalışarak çok daha hızlı, çok daha doğru sonuç elde edilebilmesi sağlanacaktır.

3 . İŞE ODAKLI YÖNETİM SİSTEMİNİN KURULMASI 

Günlük iş kargaşalarının yaşandığı bir çalışma ortamında gerçek işe odaklı çalışabilmek mümkün değildir. Kişilerin gerçek görevlerini daha iyi yerine getirebilmeleri için iş akış düzeninin yeniden oluşturularak işe odaklı bir çalışma düzeni kurulmaktadır.

İlgili kişilerin, ihtiyaç duyduğu bilgiye anında ve kolay bir şekilde ulaşabilmesi sağlanmaktadır. Bilgi elde etmek için kişileri aramadan ve zaman kaybetmeden kolay erişim sağlanmaktadır. Örneğin; kumaş Depo envanterini kimseyi aramadan sistem üzerinden görebilmelidir.

Bilgilere, kolay ve hızlı erişimin yanında doğru ve gerçek bilgiler elde edilebilmelidir. Sistemdeki tüm bilgilerin gerçek ve doğru olası vazgeçilmez bir kuraldır.

6 . Dahili Telefonların Azaltılması

Belirli noktalardaki kişilerin, günlük iş yoğunluğunu oluşturan iş çeşitliliğine bakıldığında telefonlara cevap vermek veya telefonla işler hakkında bilgi almak önemli bir zaman almaktadır. Telefonla bilgi almak veya bilgi vermek şeklindeki bu iş kayıpları minimuma indirilmektedir.

7 . EXCEL TABLO KULLANIMININ AZALTILMASI

Günlük işlerin takibi veya raporlama amaçlı kullanılan Excel tablolarının kullanım oranının minimuma indirilmesi hedeflenmektedir. Entegrasyon dışı, bilgi dağınıklığı veya kargaşası yaratan excel tablolarının kullanımı şirketlere katkıdan daha fazla toplamda zarar verdiği ortaya konulmaktadır.

8 . İşlemlerin Bir Kez ve Bir Kişi Tarafından Yapılması

Faaliyetler bir kez yapılmalı ve aynı sonucu elde etmeye yönelik işler bir kişi tarafından gerçekleştirilmelidir. Örneğin; kumaş gelişlerindeki kayıt işlemlerini satın alma sorumlusu ayrı bir yerden kumaş depo sorumlusu ayrı bir yerden gerçekleştirmemelidir.

9 . İŞLEMLERİN ANINDA YAPILMASI VE DUYURULMASI

İşler bekletilmeden ve sonraya ötelenmeden yapılmalıdır. İşlemler anında veya en kısa sürede yapılmalı ve ilgili kişilere sonuçlar duyurulmalıdır.

10 . BİLGİLERİN KİŞİSEL OLMAKTAN ÇIKARILMASI

Her departman veya bölüm göreviyle ilgili işleri gerçekleştirdiğinde genellikle bilgiler kendisinde kalmaktadır. Bilgiler sistem üzerinden ilgili ve yetkili kişilerin paylaşacağı bir şekilde oluşturulmalıdır. Örneğin; kumaş satın alma sorumlusunun açık sipariş listesine yetkili başka birisinin anında ve doğru olarak ulaşma imkanı nedir?

11 . SİSTEMİN SÜREKLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

Sistem kişilere bağlı olmaktan çıkartılıp sürekli olması sağlanmalıdır. Sistem şirket alışkanlığı haline getirilip aynı görevi başkasının yapması halinde bile kurallar uygulanmalıdır.

12 . ÇAPRAZ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI

Her departmanın veya kişilerin yaptıkları işlemler tüm iş akışlarını etkiledikleri için işlerin hızlı ve doğru yürütülmesini sağlamak için çapraz kontrol sistemi kurulmalıdır. Örneğin; işçilik irsaliyelerin sisteme girişleri hem orderı hem departmanı veya işçiliği  hem de fasoncu cari hesabı etkilemesi çapraz bir kontroldür.

13 . DEPARTMAN VE KİŞİLER ARASINDAKİ BİLGİ AKIŞININ HIZLANMASI

Bir bölüm veya bir kişi tarafından yapılan işler, diğer bölüm veya kişilere tarafından en kısa sürede bilinmesi sağlanmalıdır. Dikim fasonundan gelen bir irsaliyenin sisteme girilmesi sonucunda ilgili kişilerin bu işin gerçekleştiğini en kısa sürede öğreneceklerdir.

14 . Entegre Bir Sistemin Kurulması

Sistem; tüm akışı entegre bir şekilde yürütülmesini sağlamalıdır. Örneğin; kesime pastal bilgileri ile kesime gönderilen kumaşlar otomatik karşılaştırılabilmelidir. Ön Maliyetteki model gramajı ile kesim gramajı sistem tarafından karşılaştırılmalıdır.

15 . Ortak Bilgi Havuzunun Oluşturulması

Sistem üzerinden, ilgili kişiler, verilen yetkiler çerçevesinde ihtiyaç duydukları bilgiye kolayca ulaşabileceklerdir. Sisteme yapılan her bilgi girişi, diğer kişilerinde o bilgilerden yararlanması sağlayacaktır. Sistem; kişilerin kendi işlerini yapmasının yanında ortak bir bilgi havuzuna şeklinde de katkı sağlamaktadır.

16 . İstatistiksel Bilgilerin Elde Edilmesi

Bilgi girişleri ile oluşan bilgi havuzunda, işletmenin yapmış olduğu faaliyetlerin sayısal değerleri oluşmaktadır. Bu değerler üzerinden işletmeye ait istatistiksel faaliyet sonuçları elde edilmektedir. Günlük işler sırasında elde edilen raporlar detay içermektedir. İstatistiksel raporlar şirketin genel durumunu görebilmeyi sağlamaktadır.

İSTANBUL: Adnan Kahveci Bulvarı Kocasinan İş Merkezi No:202 Kat:7 Şirinevler / İstanbul

Tel: +90 212 652 93 93

info@guru.com.tr

EDİRNE: Trakya Üniversitesi Ayşekadın Yerleşkesi 22030 Merkez / Edirne

Tel: +90 284 214 41 44

info@guru.com.tr