ERSE TEKSTİL
ERSE’nin muhasebe ve modelhane departmanlarındaki işleyişi firma finansman yöneticisi Süheyla Doğan ve modelhane şefi Seval Boztepe ile konuştuk.
– ERSE muhasebe departmanında işlerinizi nasıl takip ediyorsunuz?
Süheyla Doğan:
Ben CoreTEX’i de Enviro’yu da kullanıyorum. Enviro’da daha çok çekler ve bankalar modülünü kullanıyorum. Bizde sistem günlüktür. Hareketler anlık olarak işleniyor, işler asla beklemiyor. Tamamlanmış çekleri, senetleri ve yurt dışı alacak takibini de Enviro’dan kontrol ediyoruz. Bizim bankalarla yaptığımız tüm anlaşmalarımız kura göre. Ben bankada bir bedeli 2.32’den bozdurmuşsam maliyetlerime de 2.32’den yansıyor. Yani ne yaptıysam maliyetlerime birebir aynı kur yansıyor. Bu; bizim maliyetlerimiz neydi, orderlarımız ne kadar kar yaptı gibi düşüncelere kapılmamızı engelliyor. Çünkü o kur zaten order maliyetine girmiş oluyor.
CoreTEX tarafında da hangi orderlara sipariş aldığımızı, vadelerin ne olduğunu, ön maliyetleri, bütçe/ gerçekleşen maliyetleri, gerçek ve karşılaştırmalı maliyetleri takip ediyorum. Bütçeyi oluşturuyorum. Şu kadar siparişimiz var, şu kadar mal hazırlayacağız, ortalama maliyeti de şu diyoruz. Aynı zamanda bu sadece gelecek olanlar için değil öncesinde yapılmış olanlar için de geçerli. Şu tarihte gelecektir, şu tarihte benim ödemem var, çekim vardır, kredim vardır gibi bütçeleri hazırlıyoruz. Buna göre ödemelerimizi hazırlıyoruz. Bizim üç gün sonra beş gün sonra ne ödeme yapacağımız bellidir. Sektörün hızlı hareketinden dolayı uzun vadede bütçe yapamıyoruz. Bütçelerimiz aylık veya en fazla iki aylık oluyor, iki ay bile çok doğru olmuyor. Çünkü o iki aylık süreçte bir sipariş gelip, hazırlanıp sevk edilmiş olabiliyor. Bu kadar hızlı hareketler var. Bu nedenle en sağlıklısı aylık bütçeler oluyor. Ödeme dengemizi ona göre kurmak ve planlamak, neye ihtiyacımız olduğunu bilmek, belli günlerde ciro hareketinin dönebilmesini sağlamak için biz bu programı yapmak durumundayız.
– Daha önce başka bir muhasebe programı kullanıyordunuz. Enviro’ya geçince ne gibi farklar oldu?
Süheyla Doğan:
Bundan önce kullandığımız çok tekdüze bir programdı. Fatura gelir ve sadece fatura üzerinden hareket edersiniz. Muhasebe tamamen üretimden bağımsız çalışıyordu. Evrak geliyor, giriliyor, bu kadar. Enviro’da anlık borcumu, anlık alacağımı, anlık varlıklarımı görebiliyorum. Sadece ben değil Erol Bey de oturduğu noktadan bunları görebiliyor. Ortada yapılan bir yatırımımız varsa bunları, gelecek olan yurtdışı bedellerini anlık görebiliyoruz. Benim için en önemli noktası nerede olursanız olun bulunduğunuz parametreden diğer parametrelere geçişlerin kolay olması. Fişten faturaya, faturadan fişe kolaylıkla geçebiliyorsunuz.
Bir de onay mekanizması var tabii. Biz onay mekanizmasıyla çalışıyoruz ve onaydan sonra hiçbir değişiklik hakkına sahip değiliz. Fişi giren, işlemi yapan kişi dahi onaylandıktan sonra değiştirme hakkına sahip değil. Bizde her şey anlık, güncel olarak takip edildiği için Enviro bizim için vazgeçilmez.
– Masraf merkezi modülünü nasıl kullanıyorsunuz?
Süheyla Doğan:
Masraf merkezinin amacı departman maliyetlerini belirlemek. Firma maliyetlerini hazırlarken gider kalemlerinin bir siparişe ait olmaması durumunda giderlerin departmanlara yansıması gerekiyor. Çünkü bizde maliyet birebir yapılıyor. Order Maliyeti ve Departman Maliyetine birlikte bakıldığında işletme maliyeti ortaya çıkıyor. Yapılan her masraf departmanlara işleniyor. Kalite kontrol departmanına bir kurşun kalem dahi alınsa bunu o departmanın maliyeti olarak gösteriyoruz. Bütün bu işlemlerden sonra ay sonlarında departmanların aylık maliyetlerini kontrol ediyoruz. Bir tarafta departmanın yaptığı işlerin fişi kesilirken diğer tarafta maliyetleri hesaplandığı için departmanların aylık olarak kar mı zarar mı ettiğini tespit edebiliyoruz. Tabii ki her departmanın gelir kalemi olmayabilir, ancak yine de departmanın bize ne kadar maliyeti olduğunu görebiliyoruz. Departmanın gidişatının ne olduğunu o maliyeti karşılayabilmek için aylık ne kadar iş yapması gerektiğini, o departmanın yaptığı birim işin ne kadara mal olduğunu ve ne kadara birim iş yapması gerektiğine kadar inceliyoruz.
Diyelim ki ütü paket işçiliği yapılıyor. Kaça yapılıyor, kaça yapılmalıdır? Bunların yanıtını doğru olarak verebildiğimiz zaman ön maliyette de sapmaların azalmasını sağlamış oluyoruz. Eğer bir departman her ay sürekli zarar ediyorsa, bu o departmanın maliyetinin çok yüksek olduğu ve departmanı bünyemizde taşımamamız gerektiği anlamına geliyor. Tabii zararını tolere edebilecek başka artıları varsa değerlendiriyoruz ancak; biz o departmanın her ay ne kadar kar veya zarar ettiğini bilmeliyiz ki ilerde o departmanla ilgili bir düşüncemiz olursa geçmişe yönelik istatistiki bilgileri alabilelim. Masraf merkezi önümüzü görmemizi sağlıyor. Hangi departmanın gerçekten verimli olup olmadığını görmüş oluyoruz. Orderlarımıza doğru maliyetlerin yansıyıp yansımadığını kontrol etmiş oluyoruz. Bizde her ordera bir genel gider payı yazılıyor. Bu genel gider payı yazılırken de departman maliyetlerimizi bilmemiz gerekiyor. Her ay sonu itibariyle biz neredeyiz, nasıl bir gidişatımız var, kar mı zarar mı ediyoruz, hatayı hangi departmanda yapıyoruz bilmemiz gerekiyor.
Diyelim ki kar eden bir departman bir sonraki ay zarara geçti. Bunun sebebi işçi verimsizliği veya o ay yeterince iş alınamamış olması olabilir. Çalışan sayısı fazla olabilir. İşçi çıkaracaksak da bunu göz önünde tutarak işçi çıkarmamız gerekiyor. Bütün bu değerlendirmeleri masraf merkezi modülü ile yapıyoruz.
– ERSE’nin modelhane departmanında hangi aşamalarda CoreTEX’i kullanıyorsunuz?
Seval Boztepe:
Numune talebinin gelişiyle numune bilgileri model kartına giriliyor ve model iş emri oluşturuluyor. Burada kumaş bilgileri, ölçü tablosu, baskı – nakış özellikleri, numune fotoğrafı gibi numuneye ait özellikler detaylı olarak bulunuyor. Bu şekilde numunenin hangi aşamalardan geçeceği, numunede ne tür malzemelerin kullanılacağı ve hazır numunenin nasıl görüneceği tüm personel tarafından erişilebilir hale geliyor. Modelhane işleyiş takibi açısından da model operasyon işlemleri büyük önem taşıyor. Buradan numune hazırlık aşamasındaki tüm süreç, her aşamanın ne kadar zaman alacağı ve numune maliyeti takip ediliyor. Bu çok detaylı bir süreç ve manuel olarak takip edilebilmesi imkansız. Çalışanların görevlerini ne kadar sürede, nasıl bir performansla yaptığının takibini de operasyon işlem listesinden yapabiliyoruz. CoreTEX’te model operasyon işlemlerindeki başlama ve bitiş saati bilgileri ile operatör ve iş adet sayısı girişi, kişilerin yaptıkları işin zamanlama bakımından sürekli bir sorgulama altında olduklarını hissettirdiğinden numunenin zamanında teslim edilmesine yardımcı olan etkin bir yöntem. Ben de her ay sonunda kimin ne kadar performansla çalıştığını takip edebiliyorum.
Modelhaneler tekstil firmaları için çok maliyetli departmanlar. Bu sebeple verimin artırılması hayati önem taşıyor. CoreTEX sayesinde modelhane işleyiş süreci ile birlikte numune tesliminden sonra hangi müşterilerin sipariş talebinde bulundukları takip ediliyor, birkaç kez revize edilen numunelerde hatanın nereden kaynaklandığını görebiliyor ve hatayı yapan kişiyle birebir konuşabiliyoruz. Bu sayede modelhaneyi maksimum verimle kullanabiliyor ve departman maliyetimizi minimum düzeye indirebiliyoruz.
İSTANBUL: Adnan Kahveci Bulvarı Kocasinan İş Merkezi A Blok No:202 Kat:7 Şirinevler / İstanbul
Tel: +90 212 652 93 93
EDİRNE: Trakya Üniversitesi Ayşekadın Yerleşkesi 22030 Merkez / Edirne
Tel: +90 284 214 41 44
